HARJAVALLAN SEUDUN INVALIDIT ry

TIETOSUOJASELOSTE EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Harjavallan Seudun Invalidit ry

y-tunnus 164-3827-7

 

Keskustie 5 A 3, 29200 HARJAVALTA

Puh. 044 087 7020

Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Verkkosivuosoite : http://www.hsinva.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Anneli Mannelin-Pelkonen

Liisa Leppäkorpi

 

Keskustie 5 A 3, 29200 HARJAVALTA

Puh. 044 087 7020

Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn

tarkoitus

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa (YhdL 11 §). Invalidiyhdistysten sääntöjen (8 §) mukaan hallituksen tehtävänä on pitää yhdistyksen jäsenluetteloa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

-        Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja

-        Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut

-        Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset

-        Yhteydenpito jäsenistöön

-        Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten

-        Mahdolliset muut yhdistyksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esim. koulutuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely)

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenen täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, liittymisaika ja luottamustoimet (luottamustoimista erillinen kortisto) sekä ulkomaalaisen osalta lisäksi kansalaisuus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen itse antama tieto

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jäsenluettelosta yhdistyksen jäsen voi kysyä vain jäsenten nimi- ja kotipaikkatietoja. Jäsenluettelon tietojen luovuttamisesta  muutoin säädetään henkilötietolaissa.

Jäsenten nimi, osoite (sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja syntymäaika tallennetaan Invalidiliitto ry:n henkilötietorekisteriin. Tietoja käytetään It-lehden tilaajarekisterissä, järjestövakuutuksen vakuutettujen rekisterissä, liittaovaallien yhteydessä äänioikeutettujen rekisterissä, jäsenkorttien postitusrekisterissä sekä Invalidiliiton yhteydenpidossa jäseniin. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen tallentamisen.

Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai paperisella lomakkeella.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaavat.

Rekisteritietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

9. Rekisteritietojen säilytys

Tiedot tallennetaan Tiltum-jäsenrekisteriin. Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä.

Paperisten hakemusten ja suostumusten tiedot siirretään jäsenrekisteriin. Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään Harjavallan Seudun Invalidien toimistossa, lukitussa kaapissa-

Hallitus on päättänyt henkilöt, joilla on pääsy tietoihin käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisteristä otetaan varmuuskopio.

10. Rekisteröidyn informointi

Tietosuojaseloste on saatavilla

-Harjavallan Seudun Invalidien kotisivulla

-Yhdistyksen toimistolla

-Pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai säh-

köpostitse

11. Tarkastusoikeus ja
tarkastusoikeuden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

12. Tiedon korjaaminen ja

tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta

virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.


13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

Hyväksytty hallitus 14.8.2018